Önce belge talebinin kapsamını anlayın
Bir müşteri ISO 9001 belgesi istiyorsa talebin hangi faaliyet, ürün, tesis veya sözleşmeyle ilgili olduğunu netleştirin. Tüm şirketi aynı kapsamda varsaymak doğru teklif ve hazırlık planını zorlaştırır. Uygulanacak standart sürümü ve varsa geçiş koşulları başlangıçta güncel kaynaklarla teyit edilmelidir. Bu rehber belirli bir sürümün madde metinlerini veya şirketinize özel uygunluk kararını içermez.
Hazır dokümandan önce mevcut işi inceleyin
Siparişin nasıl alındığını, üretime nasıl aktarıldığını, tedarikçinin nasıl seçildiğini ve uygunsuz ürünün nasıl ele alındığını örnek kayıtlarla takip edin. Süreçlerin sorumluları, kontrol noktaları ve kararları açık olmalı. İşletmenin gerçekte uygulamadığı bir prosedürü dosyaya koymak yerine mevcut uygulamayı anlaşılır ve izlenebilir hâle getirin. Eksikleri etki ve uygulanabilirliğe göre önceliklendirin.
Hazırlık planında teslimatları görünür kılın
Danışmanlık teklifinde yalnız ‘ISO belgesi alınması’ yazması yapılacak işi açıklamaz. Hangi süreçlerin inceleneceği, ekiplerden hangi kayıtların beklendiği ve hazırlığın nasıl değerlendirileceği belirli olmalı. Aşağıdaki tablo bir çalışma planı örneğidir; her işletme için zorunlu veya eksiksiz evrak listesi değildir.
| Çalışma | Örnek çıktı | İşletmedeki katkı |
|---|---|---|
| Kapsam ve mevcut durum | Faaliyet/süreç sınırı ve eksik listesi | Yönetim ve süreç sahipleri |
| Uygulama düzeni | Sorumluluklar, kontrollü dokümanlar ve gerçek kayıtlar | İlgili ekipler |
| İç değerlendirme | Tetkik bulguları ve aksiyon planı | Yetkin ve uygun görevlendirilmiş kişiler |
| Hazırlığın gözden geçirilmesi | Kalan eksikler ve karar için kanıtlar | Yönetim ve ilgili sorumlular |
İç tetkik bulgusunu kapanışa kadar izleyin
Örneğin üretim noktasında eski talimat bulunması yalnız o çıktıyı değiştirmekle kapanmayabilir. Eski kopyanın neden kullanımda kaldığını, güncel sürümün nasıl duyurulduğunu ve başka noktalarda aynı durumun olup olmadığını inceleyin. Düzeltici faaliyetin sorumlusu, hedef tarihi, uygulama kanıtı ve etkinlik değerlendirmesi ayrı izlenmelidir. Kayıtların sonradan geçmişte olmuş gibi hazırlanması yerine gerçek uygulama ve eksikler açık tutulmalıdır.
Danışmanlık ile belge kararını ayırın
SEZHEL’in hizmeti sistem kurulumu, uygulama ve belgelendirmeye hazırlık danışmanlığıdır. Belgelendirme denetimi ve kararını bağımsız belgelendirme kuruluşu verir. ISO standart yayımlar; şirketlere sertifika veren kuruluş ISO’nun kendisi değildir. Kuruluş seçerken kapsamı, yetkinliği, varsa akreditasyonunu ve müşterinizin kabul koşullarını ayrıca değerlendirin. Danışmanlık almak veya QMS kullanmak belge sonucunu garanti etmez.
Süre ve fiyat için hangi bilgileri paylaşmalısınız?
Tesis sayısı, çalışan ve süreç kapsamı, mevcut sistemin olgunluğu, hedef takvim ve yerinde çalışma ihtiyacı ilk değerlendirmede belirleyicidir. Danışmanlık, belgelendirme denetimi ve varsa ek eğitim giderlerini aynı kalem sanmayın. Teklifte teslimatlar, müşteri sorumlulukları, kapsam dışı işler ve değişiklik halinde izlenecek yöntem açık olmalıdır. İşletmeniz için görüşme biçimini bu bilgilere göre planlayabiliriz.