Raporun amacıyla başlayın
Müşterinizin anketi, EcoVadis değerlendirmesi, GRI yaklaşımıyla hazırlanacak rapor ve TSRS raporlaması aynı iş değildir. Talebi kimin yaptığı, hangi kuruluşları ve dönemi kapsadığı, hangi açıklamaların beklendiği belirlenmelidir. GRI ekonomi, çevre ve insanlar üzerindeki etkilerin raporlanmasına yönelik standartlar sunar. TSRS kapsamı ve şirketinizin yükümlülükleri ise ilgili dönem için güncel KGK düzenlemeleriyle ayrıca değerlendirilir.
Veri envanterinde kaynağı ve sahibi birlikte yazın
Yalnız ‘elektrik tüketimi’ başlığı açmak yeterli değildir. Hangi tesise ait, hangi dönemi kapsıyor, birimi ne, kaydı kim tutuyor ve hangi kaynakla doğrulanacak? Aşağıdaki tablo başlangıç için SEZHEL tarafından hazırlanmış bir çalışma örneğidir; tam bir GRI/TSRS gereklilik listesi veya hesaplama yöntemi değildir.
| Veri örneği | Kaynak örneği | Kontrol sorusu |
|---|---|---|
| Elektrik tüketimi | Fatura ve sayaç kayıtları | Tesis ve dönem sınırları aynı mı? |
| Yakıt tüketimi | Alım ve kullanım kayıtları | Birim ve stok değişimi nasıl ele alındı? |
| Atık miktarı | Tartım ve teslim kayıtları | Kategori, dönem ve ölçüm birimi belli mi? |
| Çalışan/eğitim bilgisi | Yetkili İK kayıtları | Tanım, dönem ve toplulaştırma uygun mu? |
Eksik veri ile sıfır değerini ayırın
Bir hücrenin boş olması o ay tüketim olmadığı anlamına gelmez. Eksik, doğrulama bekleyen, tahmin edilmiş ve onaylanmış değerleri ayrı işaretleyin. Tahmin gerekiyorsa yöntemi, varsayımı ve sorumlusunu kaydedin; kesin ölçüm gibi sunmayın. Farklı tesisler aynı göstergede farklı birimler kullanıyorsa dönüşüm yönteminin de izi bulunmalıdır.
Kontrolü son güne bırakmayın
Veriyi toplayan kişi, gözden geçiren kişi ve rapora alınmasına karar veren rol belirli olsun. Önceki dönemle beklenmeyen fark, eksik ay veya mükerrer kayıt görüldüğünde kaynağa dönülebilsin. Kaynak dosyasının adını, sürümünü ve erişim yerini envantere eklemek düzeltmeleri izlemeyi kolaylaştırır. Gereksiz çalışan kimlik bilgilerini rapor veri setine taşımayın; amaç için yeterli toplulaştırmayı değerlendirin.
Yazılımın rolünü ihtiyaca göre belirleyin
Flow veri toplama görevlerinin sorumlu ve terminlerini izlemek için değerlendirilebilir; QMS kontrollü doküman ve aksiyon takibine destek olabilir. Bunlar tek başına GRI veya TSRS raporu, karbon hesabı ya da bağımsız güvence üretildiği anlamına gelmez. Kullanılacak hesaplama yöntemi, rapor içeriği ve gereken uzmanlık danışmanlık kapsamına göre belirlenmelidir.
İlk görüşmeye küçük bir veri örneğiyle hazırlanın
Rapor talebini, kapsama girecek tesisleri, hedef dönemi ve elinizdeki kaynak türlerini paylaşın. Gizli kaynak dosyaları yerine önce yapının genel tarifini konuşabiliriz. SEZHEL raporlama danışmanlığında veri toplama, analiz ve rapor hazırlığı adımlarını sorumluluklarla birlikte planlar. Bağımsız doğrulama veya güvence hizmeti gerekiyorsa yetkili kuruluşun süreci ayrıca ele alınır.
Örnek veri envanterini indirin (CSV)