Uygunsuzluğu anlaşılır bir kayıtla başlatın
DÖF, düzeltici ve önleyici faaliyet ifadesinin yaygın kısaltmasıdır. Bu rehber, gerçekleşmiş bir uygunsuzluğun düzeltici faaliyet akışına odaklanır. Ne bekleniyordu, ne bulundu ve hangi kayıt bunu gösteriyor? Bu üç sorunun yanıtı, ekibin aynı sorunu konuşmasını sağlar. ISO 9001:2015 yaklaşımında önleme risk temelli düşünmeyle de ele alınır; her konu için aynı uzun formu açmak yerine etki ve tekrar riskini değerlendirin.
Düzeltme ile kök nedene yönelik faaliyeti ayırın
Örnek olarak bir sevkiyatta yanlış etiket kullanıldığını düşünün. Ürünleri ayırmak ve etiketleri düzeltmek, mevcut hataya müdahaledir. Aynı hatanın tekrarını önlemek için etiketin neden yanlış seçildiğini incelemek gerekir. Eski şablona erişim, belirsiz onay adımı veya eksik kontrol gibi ihtimaller kanıtla araştırılabilir. Bu senaryo bir müşteri vakası değil, süreci açıklayan bir örnektir.
Kök nedeni kanıtla ilişkilendirin
Yalnız ‘personel hatası’ yazmak uygulanabilir bir iyileştirme planı üretmeyebilir. İlgili kayıtları, kullanılan talimatı ve işin yapıldığı koşulları birlikte inceleyin. Seçtiğiniz nedenin bulguyu nasıl açıkladığını kaydedin. Eğitim vermek her olayın otomatik çözümü değildir; sorun erişim veya kontrol düzenindeyse o düzeni değiştirecek bir faaliyet gerekebilir.
Faaliyetin sahibi, tarihi ve çıktısı belli olsun
Her faaliyet için sorumlu ve hedef tarih belirleyin. ‘Süreç iyileştirilecek’ gibi geniş bir ifade yerine, hangi değişikliğin yapılacağını ve tamamlandığını gösterecek kaydı tanımlayın. Örneğimizde geçerli etiket şablonunun erişimi düzenlenebilir ve sevkiyat kontrol adımı gözden geçirilebilir. Gecikme varsa nedeni ve yeni plan görünür olmalıdır; yalnız tarihi ileri almak işi tamamlamaz.
Tamamlanmayı ve etkinliği ayrı değerlendirin
Bir işlemin yapılmış olması, tekrar riskini azalttığını tek başına göstermez. Etkinlik kontrolünü faaliyetin niteliğine uygun bir süre, örneklem ve ölçütle planlayın. Örneğin seçilen sonraki sevkiyatlarda doğru şablonun kullanıldığını kontrol edebilirsiniz. Sonuç yeterli değilse nedeni ve planı yeniden değerlendirin. Kapanış kararını, incelenen kanıt ve kararı veren kişiyle ilişkilendirin.
QMS demosunda bir kaydın izini sürün
SEZHEL QMS’in uygunsuzluk, DÖF/CAPA, kök neden, faaliyet, etkinlik ve kapanış akışını temsilî bir kayıtla değerlendirin. Ürün, şirketin kalite kararlarının yerine geçmez; sorumlulukların ve kanıtların izlenmesini destekler. Pilot öncesinde kendi sürecinizin aşağıdaki durumlarda nasıl ilerleyeceği üzerinde anlaşın.
- Uygunsuzluk kaynağı ve ilgili bulgu bulunabiliyor mu?
- Acil düzeltme ile düzeltici faaliyet ayrı izlenebiliyor mu?
- Geciken faaliyet ve sorumlusu görülebiliyor mu?
- Etkinlik değerlendirmesinin kanıtı ve sonucu kaydedilebiliyor mu?
- Yetersiz sonuçta faaliyetlerin yeniden ele alınması ve kapanış kararı izlenebiliyor mu?