KYS yazılımından hangi işi beklediğinizi yazın
Kalite yönetim sistemi yazılımı; dokümanlar, uygunsuzluklar, düzeltici faaliyetler ve denetim kayıtlarının izlenmesini destekler. İhtiyacınız yalnız günlük görev dağıtmaksa iş takip yazılımı farklı bir başlangıç olabilir. Üretim planlama, muhasebe veya stok işlemleri ise başka bir kapsam gerektirebilir. Önce bugün kaybolan, geciken veya güvenilir biçimde bulunamayan kayıtları listeleyin.
Özellik adlarını üç senaryoya dönüştürün
‘Doküman yönetimi var’ cevabı tek başına yeterli değildir. Bir talimat değişikliğini, müşteri şikâyetinden açılan uygunsuzluğu ve iç tetkik bulgusunu baştan sona deneyin. Demoya kendi gerçek müşteri verilerinizi taşımak yerine kişisel bilgi içermeyen örnekler hazırlayın. Farklı rollerde oturum açılarak neyin görülebildiğini ve hangi kararın verilebildiğini kontrol edin.
| Senaryo | Bakılacak nokta | Kabul örneği |
|---|---|---|
| Talimat revizyonu | Çalışma sürümü ile geçerli sürüm ayrımı | Taslak değişirken çalışan doğru sürümü buluyor |
| Uygunsuzluk ve DÖF | Kök neden, faaliyet ve etkinlik | Kapanış gerekçesi kanıtla birlikte izleniyor |
| Tetkik bulgusu | Sorumlu, termin ve takip | Açık ve gecikmiş işler ayırt ediliyor |
| Yetki denemesi | Görüntüleme ve karar yetkileri | Yetkisiz kullanıcı onay veremiyor |
İlk günün ötesindeki veri düzenini konuşun
Mevcut dokümanların kodları ve revizyonları nasıl aktarılacak? Hatalı veya eksik kayıtlara kim karar verecek? Şirketten ayrılan kişinin bekleyen işleri nasıl devredilecek? Dosya saklama, yedekleme, geri yükleme sorumlulukları ve veri dışa aktarımı teklif öncesinde sorulmalıdır. Bir ekran görüntüsü bu operasyonel koşulların karşılandığını kanıtlamaz; gereken özellikleri demoda ve sözleşme kapsamında teyit edin.
Kurulum biçimi ve destek kapsamını ayırın
Kurulumun şirket sunucusunda veya farklı bir ortamda yapılması erişim, bakım ve sorumlulukları etkiler. Güncelleme, güvenlik, kullanıcı desteği ve eğitim kapsamını ayrı değerlendirin. Mevcut ERP veya e-posta sisteminizle veri alışverişi gerekiyorsa hazır entegrasyon varsayımı yerine teknik gereksinim çıkarın. SEZHEL QMS görüşmesinde bu başlıklar ürün değerlendirmesinden sonra kapsamlandırılır.
Yazılım ile yönetim sisteminin sorumluluklarını karıştırmayın
Bir uygunsuzluğun kök nedenine karar vermek, faaliyetin etkinliğini değerlendirmek ve çalışanın yetkinliğini sağlamak işletmenin sorumluluğundadır. Yazılım bu kararların kayıt ve takibini destekler. ISO danışmanlığı, belgelendirme denetimi ve yazılım lisansı ayrı ihtiyaçlar olarak değerlendirilebilir. QMS satın almak bağımsız denetim sonucunu otomatik olarak belirlemez.
Kendi kabul listenizle karar verin
SEZHEL QMS’in doküman revizyonu, kişi atamalı inceleme/onay, uygunsuzluk, DÖF, tetkik ve risk takibi kapsamını gerçek ekranlarda inceleyebilirsiniz. Örnek bir süreç seçip önceliklerinizi paylaşın. Demosu başarıyla tamamlanan adımlar, ayrıca netleşmesi gereken gereksinimler ve kapsam dışı işler karar notunda ayrı yer alsın.
KYS demo değerlendirme listesini indirin (CSV)